Elke ondernemer vindt het vervelend om achter zijn geld aan te moeten gaan. Maar het gebeurt in de praktijk vaak. Het kan zelfs een bedrijf in de gevarenzone brengen als klanten niet, of niet op tijd betalen. En gaat de klant failliet dan kan de ondernemer naar zijn geld fluiten. Maar u staat niet machteloos tegenover wanbetalers. Hieronder behandel ik vier acties die u kunnen helpen om de rekeningen zo goed en zo snel mogelijk te innen, zonder dat de relatie met uw klant per se onder druk komt te staan. Deze acties zijn in elk bedrijf of elke onderneming makkelijk toe te passen.

Richt een debiteurenbeheer in

Debiteurenbeheer hoeft niet door een creditmanager of debiteurenbewaker gedaan te worden; niet ieder bedrijf kan zich dat veroorloven. U kunt zelf met weinig moeite en tijd een actief debiteurenbeheer in het leven roepen, waarbij u werkt met strakke termijnen. De betalingsgeschiedenis van de klant, voor zover u eerder zaken met elkaar hebt gedaan, kan een belangrijk onderdeel zijn van een zorgvuldig beheer. Als een klant in het verleden vaker slordig was met betalen, of helemaal niet betaalde, moeten de alarmbellen meteen gaan rinkelen.

Stel een duidelijke betalingstermijn

Het is heel eenvoudig om een duidelijke betalingstermijn op de factuur en in de algemene voorwaarden te vermelden. Ook kunt u in de algemene voorwaarden een rentebepaling en/of boetebepaling opnemen bij te late betaling. Betaalt de klant niet dan kunt u na verloop van de in de factuur gestelde termijn meteen een herinnering verzenden. En aangeven welke rente en boete er gelden bij niet betalen. Volgt ook na de betalingsherinnering geen betaling dan is het tijd voor een ingebrekestelling. Daarin stelt u uw klant nog een keer in de gelegenheid om te betalen. Doet hij dit niet dan kan ARAG worden ingeschakeld om de vordering te innen. Uw klant krijg dan extra kosten voor zijn rekening zoals incassokosten en eventuele rente en boete.

Herstel uw eigen tekortkomingen op tijd

Soms heeft de klant een goede reden om niet te betalen. Bijvoorbeeld als u schilder bent en de klant niet tevreden is over het geleverde schilderwerk; er is een heel stuk van het huis niet netjes geschilderd. Dan is er sprake van wanprestatie. De beste manier om dit op te lossen, is de tekortkoming herstellen door in dit geval het deel van het huis opnieuw te schuren en te schilderen. Daarna kunt u uw klant opnieuw om betaling vragen.

Tot slot: debiteurenbeheer is ook relatiebeheer

Een gericht debiteurenbeleid waarin oog is voor de belangen van de klant en van uw eigen onderneming kan de relatie op de lange duur in stand houden, ook al staat de verstandhouding op het moment van wanbetaling onder druk. Zo draagt een goed debiteurenbeheer ook bij aan de continuïteit van uw onderneming. Daarbij adviseer ik mee te buigen waar het mogelijk is en streng zijn waar het nodig is.

Dhr. mr. J. Franken

Jeroen Franken - Expert jurist

jurist-jeroen-franken

Ik ondersteun voornamelijk ondernemers bij huurgeschillen en zakelijke in- en verkoopgeschillen. Met de klantbehoefte in het achterhoofd, streef ik naar een snelle en pragmatische oplossing, zodat de ondernemer weer verder kan!